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Asesoría Transporte Urbano - Caja Común

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Sistema de Gestión de Caja Común

SISTEMA DE GESTIÓN DE CAJA COMÚN

Asesoría que comprende la ayuda a las empresas de transporte urbano intracantonal, interprovincial y periferico a planificar, organizar e implementar la Gestión de Caja Común en su sistema de la estructura, operaciones, mantenimiento, recaudación y distribución de los recursos utilizando herramientas administrativas y gestionando la centralización de todas las áreas de incidencia con el fin de optimizar costos, maximizar recursos y mejorar el trabajo en equipo dentro de la organización.

Mecanismo de funcionamiento de la Caja Común

Mecanismo de la Caja Común

a. Centralización de la gestión:

Se relaciona con el rediseño de la estructura básica organizacional para la implementación del sistema de Caja Común, a través de la creación de unidades responsables de la administración de operaciones y del recaudo. Además, este componente implica el planteamiento de la estructura de costos
operativos que las operadoras de transporte deberán incurrir para su ejecución. Es fundamental considerar, que tanto la estructura organizacional como la de costos debe propender a la optimización de recursos de acuerdo al tamaño de la compañía o cooperativa y alcance del servicio.

b. Nivel Operativo:

Constituye la programación de los procesos y funciones operacionales (distribución de rutas y frecuencias) necesarias para la prestación del servicio. Se considera la adecuada asignación de recursos humanos, físicos (buses) y tecnológicos, que además de facilitar el registro y procesamiento de la información, permita a la Compañía o Cooperativa un mayor control sobre la gestión desarrollada. El sistema de Caja Común implica un cambio en la lógica organizacional con una estructura más detallada y organizada. Adicionalmente, este nivel incluye el manejo centralizado de los servicios de mantenimiento a la flota, a fin de establecer un inventario y registro de las unidades vehiculares, lo cual suministrará información relevante sobre la calificación de la operadora que permite conocer el estado de los vehículos.

c. Nivel Financiero:

Se refiere a la recaudación centralizada de los recursos económicos provenientes del
servicio prestado por la operadora de transporte. Así, para fines contables se registra en el balance general una cuenta única con los valores percibidos, y en contrapartida
se incluye una cuenta por pagar a los socios; importe del que se debitarán todos los gastos comunes (básicamente administrativos), y cuya diferencia será distribuida
según las condiciones acordadas por cada organización: reparto de valores y periodicidad de pago a los socios. Estas dos cuentas serán transitorias en función del periodo de reparto de ingresos, salvo los casos en que los socios hayan establecido generar un fondo de ahorro que permitirá realizar inversiones en el corto, mediano o
largo plazo.

QUE SE LOGRA CON LA IMPLEMENTACION

DE LA CAJA COMUN?

Transparencia en la información y rendición de cuentas

El Sistema de Caja Común procura transparentar la gestión de las organizaciones, principalmente en cuanto a las actividades de recaudo y de repartición de ingresos entre sus integrantes. Un sistema de Caja Común contribuye a una cuantificación formal de los ingresos generados por la prestación del
servicio de transporte y evitar aquellas prácticas oportunistas que generan ganancias para unos pocos por fuera del sistema de la Caja Común.

Autogestión, autocontrol, corresponsabilidad

A nivel operativo, los arqueos de caja constante son un mecanismo adoptado para fortalecer el autocontrol. La Caja Común promueve mecanismos de ahorro programado (una fracción de los ingresos repartidos), los cuales se orientan a asegurar la renovación y la repotenciación tecnológica de todos los vehículos. Con el fin de establecer igualdad de condiciones en la actividad operativa de la producción de las unidades de transporte y establecer, un mecanismo de repartición equitativa de los ingresos, mediante una adecuada planificación operacional. Además, las organizaciones podrían plantear a futuro la unificación de la marca y el modelo de los vehículos para facilitar la gestión del mantenimiento centralizado.

Distribución equitativa de la producción de las unidades

El sistema de Caja Común establece una distribución equitativa
de los recursos económicos derivados del recaudo. Por una parte, la centralización de las operaciones y del recaudo de ingresos permite socializar los riesgos operativos entre todos los socios de la organización. Sin embargo, la dinámica de Caja Común, más allá de la centralización de la operación y del recaudo, debe reflejar en términos de distribución una forma equitativa. Por otra parte, los criterios de repartición del resultado económico difieren en función de los parámetros identificados para el cálculo (kilómetros recorridos, número de pasajeros, vueltas dadas, entre otros) que serán aplicados previa aceptación de los socios y según las disposiciones impartidas por la autoridad competente.

Organización y participación en la gestión

El sistema de Caja Común procura fortalecer la administración participativa por todos los socios al interior de la organización y en la definición de políticas y en la toma de decisiones, con la finalidad que todos contribuyan al fortalecimiento del modelo de Gestión de la Caja Común.

Cooperación y Trabajo en Equipo

El modelo de Caja Común procura eliminar la competencia entre socios de una misma organización. A través de un contrato de administración y como parte de sus obligaciones con la empresa, los socios ponen a disposición de la organización la gestión de sus vehículos, quienes sin ceder derechos de propiedad, confían el manejo de estos activos a la entidad. Por tanto, dado que las reglas se acuerdan en la Asamblea General de cada organización, las condiciones de operación (distribución de rutas), recaudo y liquidación de ingresos tienen la misma aplicación para la totalidad de socios. A nivel externo, al ser un
mecanismo obligatorio para todas las operadoras de transporte público, la Caja Común como una forma de evitar la competencia desleal entre organizaciones.

FINALIDAD DE LA CAJA COMUN

En resumen, el modo de funcionamiento del sector de transporte ha reflejado un rezago en cuanto a las prácticas gerenciales de sus organizaciones que se traduce en una estructura sin procesos de operación y control. Así, el sistema de Caja Común representa un cambio en la lógica organizacional del sector, mediante la definición de una estructura que centralice el recaudo y la prestación del servicio de transporte. De esta manera, este sistema plantea para las organizaciones el reto de combinar herramientas de gestión con prácticas administrativas y de gestión de calidad que evidencien una ruptura en la generación informal e individual de ingresos, al replanteamiento sobre el trabajo cooperativo y común entre todos los socios y buscando un beneficio colectivo.

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Fases para la implementación del modelo de Caja Común

centralizacion caja comun

1. Gestión Estructural y Administrativa

Consiste en identificar los siguientes aspectos:

Mecanismo por el cual se provee a todos quienes intervienen en la prestación del servicio de los insumos documentales e  Instrumentales, que incluyen:

• Identificaciones,
• Uniformes,
• Hojas de registro y
• Boletos, tarjetas, contadores, etc.

2. Plan Operacional

• Unidades autorizadas,
• Orden de salida y horarios de trabajo,
• Conductores y sus horarios de trabajo y
• Los demás elementos necesarios para la realización de los recorridos en las rutas establecidas.

3. Supervisión y Control

Este proceso tiene como fin supervisar la gestión de los controladores o recaudadores de campo, lo que incluye la revisión del registro de pasajeros y tarifas recaudadas.
Además, se deberá propender a mantener una cantidad de kilómetros recorridos similares entre todas las unidades y que los conductores cumplan con las rutas definidas en los horarios establecidos.

4. Gestión y Recaudo Centralizados

Registro y Conciliación

Consiste en la recepción de dinero por cada uno de los controladores o recaudadores y contrastar con la cantidad de pasajeros registrados, para lo que se identificará:

• Cantidad de vueltas realizadas por cada unidad,
• Ingresos por concepto de tarifas y
• Consistencia de los datos entregados por el controlador o recaudador.

5. Liquidación (distribución)

Se refiere al pago o transferencia de dinero, luego del registro y conciliación, en base a la fórmula de reparto aprobada.
Para realizar este proceso, la operadora debe cumplir inicialmente con sus obligaciones acorde al siguiente orden de prelación:

• Obligaciones Laborales: Sueldos, salarios y obligaciones con el IESS.
• Obligaciones Operativas: Mantenimiento de las unidades.
• Obligaciones Societarias o de la empresa: Gastos administrativos, seguros, multas, deudas con instituciones financieras.

El saldo restante de repartirá entre los socios, en la periodicidad establecida.

La fórmula de reparto ha de ser aprobada por los representantes de la operadora y conocida por todos los socios. Deberá definirse la periodicidad de pago, entrega de su respectiva liquidación por medios de pago y traspaso de propiedad de vehículos a nombre de la operadora.

6. Evaluación: Presentación de Documentación Justificativa a Entidades de Control

Las autoridades de control realizarán controles de campo en las unidades de transporte verificacndo el estado de las mismas y su cumplimiento con lo planificado y presentado por la operadora de transporte, como también el trato al ususario y cumplimiento de las normativas de tránsito; y en las oficinas administrativas, para verificar el cumplimiento del registro y procesos aplicados para el cumplimiento del Sistema de Caja Común.
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